Politique de confidentialité

Privacy Policy

Chez CST, la confidentialité est protégée
À la Société de fiducie CST (CST), une partie importante de notre engagement envers vous consiste à respecter votre droit à la vie privée. La conservation de vos renseignements et de vos affaires de façon strictement confidentielle représente une pierre angulaire de nos activités et une partie intégrante de notre engagement en matière d'excellence du service. La gamme de produits et services que nous offrons continue à s'élargir et la technologie que nous utilisons évolue constamment. Cependant, peu importe les changements qui surviennent dans nos activités, nous prendrons les mesures décrites ci-dessous pour protéger la confidentialité des renseignements personnels.

La conservation de ces renseignements de façon strictement confidentielle représente une pierre angulaire de nos activités. La gamme de produits et services que nous offrons continue à s'élargir et la technologie que nous utilisons évolue constamment. Cependant, peu importe les changements qui surviennent, nous prendrons les mesures décrites ci-dessous pour protéger la confidentialité des renseignements personnels .

Les politiques et procédures que nous appliquons afin de protéger ces renseignements sont en place dans l'ensemble de la société. Dans les pages qui suivent, nous décrivons ces politiques et procédures. La législation applicable prévoit des exceptions quant aux obligations dont il est question dans cet énoncé de confidentialité qui pourraient modifier nos pratiques de confidentialité dans certaines circonstances.

Comme il est décrit plus en détail dans cet énoncé, protéger la confidentialité signifie que :

  • Nous conservons vos renseignements personnels de façon strictement confidentielle.
  • Vous avez le contrôle de vos renseignements ainsi que l'accès à ces derniers.
  • Nous respectons la confidentialité lorsque nous commercialisons nos produits et services.

Cet énoncé de confidentialité s'applique à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation et à la protection des renseignements personnels par CST. Cet énoncé de confidentialité ne s'applique pas aux renseignements au sujet de nos employés ou aux renseignements qui ne sont pas personnels.

 

Pourquoi nous avons besoin de ces renseignements et comment nous les utilisons

Services d'agence
CST peut également avoir la garde de renseignements personnels parce qu'un client d'entreprise, commercial ou gouvernemental nous a mandaté pour gérer ses renseignements. Un client d'entreprise peut nous mandater à titre d'agent des transferts d'actions ou de registraire, de responsable de la tenue de dossiers de régime ou de fiducie, d'administrateur de régime, ou encore, il peut nous demander d'exécuter des services d'envoi postal. Ces activités peuvent comprendre le traitement des opérations ou des paiements des détenteurs de parts, des détenteurs de régime ou des détenteurs d'unités et la tenue de dossiers reliée à ces activités (que nous pouvons appeler dans cet énoncé « services d'agence »). Dans ces circonstances, CST agit de façon générale selon les instructions de l'organisation qui nous a mandatés et selon ce qui est exigé ou permis par la loi et en vertu des pratiques relatives à la conformité de notre secteur réglementé. Si le contrat écrit que nous avons conclu avec le client d'entreprise, commercial ou gouvernemental comporte des conditions particulières relatives à la collecte, l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels qui ne sont pas stipulées dans cet énoncé de confidentialité, nous exécuterons les services prévus par ce contrat conformément à ces conditions particulières. CST peut également collecter et utiliser les renseignements personnels des détenteurs de titres ou d'autres personnes reliées à nos clients d'entreprise ou commerciaux (par exemple, les administrateurs ou les directeurs) afin de respecter les exigences juridiques et réglementaires applicables aux services fiduciaires et d'agence (y compris au Canada, aux États-Unis et dans d'autres pays). Ces exigences peuvent comprendre l'utilisation de renseignements personnels pour mettre en évidence des positions de valeurs restreintes ou pour situer des détenteurs d'actions perdus.

Sondages
À l'occasion, la Société canadienne de transfert d'actions (CST) peut prendre des dispositions pour joindre les personnes avec lesquelles elle traite notamment en vue de mener un sondage sur leur degré de satisfaction quant à la prestation de ses services. Dans le cadre de ce sondage, les participants volontaires pourront aviser la société de ne plus communiquer avec eux à l'avenir. Des sondages peuvent être effectués par rapport aux services d'agence.

Enregistrements vocaux
CST compte des lignes d'assistance téléphonique qui appuient les différents services d'agence. Les appels à l'une de ces lignes sont enregistrés. L'enregistrement des conversations permet de protéger à la fois les appelants et la société. En outre, il permet d'assurer un suivi de la qualité des services offerts. Les conversations sur d'autres lignes sont également susceptibles d'être enregistrées dans le même but et un message vocal indiquera que les appels sur cette ligne sont enregistrés. Si vous accédez directement à ces lignes, vous n'entendrez pas ce message. Toutefois, si vous interrogez la personne avec laquelle vous vous entretenez, celle-ci vous répondra que l'appel est enregistré.

Renseignements électroniques
La présente politique s'applique, peu importe si vos renseignements sont recueillis sous forme papier, électronique ou autre. CST ne collecte aucun renseignement personnel auprès des internautes qui parcourent son site Web, bien que des données personnelles peuvent être demandées au visiteur qui décide de répondre à un sondage en ligne, d'envoyer un message par courriel à CST ou d'utiliser l'un des outils du site.

Renseignements anonymes recueillis de façon automatique
En règle générale, vous pouvez consulter anonymement le contenu des sites Web de la société, sans devoir fournir de renseignements personnels. Dans certains cas, la société peut recueillir des renseignements ne permettant pas d'établir un lien avec une personne identifiable. Ce type de renseignements comprend notamment le navigateur Internet ou le système d'exploitation que vous utilisez, le nom de domaine du site Web qui a établi un lien avec le site de CST ainsi que les pages consultées. Au moment de la collecte de renseignements, CST utilise les données sous une forme non identifiable, anonyme et groupée ne permettant pas de rattacher celles-ci à une personne en particulier. Les renseignements recueillis servent à évaluer la réponse générale aux divers volets du site Web, d'évaluer l'efficacité et l'utilité des différentes pages et d'améliorer le flux et l'interconnectivité du site.

Dans le cadre de vos visites, vous pouvez également stocker de temps à autre des éléments d'information sur votre ordinateur. Ces éléments sont conservés sous forme de « cookies » (témoins). Ces « cookies » permettent à la société d'adapter son site Web et ses publicités afin qu'ils correspondent mieux à vos intérêts et préférences. La plupart des navigateurs Internet vous permettent de recevoir un avertissement, de bloquer et de supprimer tous les « cookies » enregistrés sur votre disque dur. Veuillez vous reporter aux directives de votre navigateur ou à l'écran d'aide afin d'en apprendre davantage sur ces fonctions. Si vous décidez de ne pas accepter les « cookies », sachez que vous ne pourrez pas tirer pleinement parti des fonctionnalités du site Web. De plus, certains éléments sont susceptibles de ne pas fonctionner adéquatement. CST ne se sert pas des « cookies » pour avoir accès à de l'information sur des personnes identifiables, retrouver des renseignements à cet égard ou en assurer le suivi.

Liens externes
Des liens vers d'autres sites Web, lesquels sont fournis uniquement par souci de commodité, sont proposés sur les sites Web de la société. Les sites de tierce partie peuvent comporter des politiques et des pratiques en matière de protection de la vie privée qui diffèrent de celles de CST. Celle-ci n'assume aucune responsabilité à cet égard. Les internautes sont tenus de passer en revue les politiques en matière de protection de la vie privée qui sont appliquées sur les sites Web de tierce partie qu'ils consultent.

Échange de renseignements
Les renseignements obtenus par les services d'agence ayant trait aux clients de l'industrie ou aux partenaires commerciaux de CST sont divulgués aux tierces parties comme décrit ci-dessous ou bien avec leur consentement.

Ainsi, CST pourrait recueillir, utiliser et divulguer des renseignements si :

Elle fait appel à une autre entreprise pour traiter l'information.
Parfois, la société pourrait avoir recours à l'expertise d'une société connexe, affiliée ou externe pour le traitement de certains renseignements personnels en son nom ayant trait notamment à la gestion de certaines bases de données des détenteurs de titres, à l'entretien ou au traitement de fonctions, à l'exploitation de systèmes de conservation des dossiers ou à l'impression des imprimés fiscaux. Cette entreprise tierce pourrait être située au Canada ou à l'extérieur du pays, y compris aux États-Unis. Dans cette éventualité, la société choisirait avec soin une entreprise régie par des normes similaires qui sont soumises aux exigences applicables de pays étrangers. Certains pays ne possèdent pas de lois sur la protection des renseignements personnels équivalentes à celles du Canada. Les renseignements personnels fournis aux services fiduciaires ou aux services d'agence susmentionnés peuvent être communiqués aux sociétés connexes, affiliées ou de tierce partie en vue d'aider la société à s'acquitter de tâches administratives ou technologiques rattachées aux services fiduciaires.

Certaines des tierces parties qui traitent les renseignements se trouvent aux États-Unis. Ces renseignements peuvent être traités et conservés aux États-Unis ou dans d'autres pays. De plus, les organismes de réglementation, les organismes d'application de la loi, les tribunaux et les gouvernements des États-Unis et d'autres pays peuvent obtenir de tels renseignements par l'entremise des lois américaines ou d'autres pays.

Elle doit divulguer l'information conformément à des raisons juridiques ou à des pratiques exemplaires réglementées par l'industrie
La législation (y compris la déclaration de taxes, le recyclage de l'argent, les lois sur les valeurs mobilières et le financement au Canada et dans les autres pays, y compris aux États-Unis), un tribunal, un organisme de réglementation, un fiduciaire succédant ou un agent pourrait contraindre la société à devoir divulguer l'information. Par exemple, elle pourrait être tenue de transmettre certains renseignements personnels aux organismes de réglementation des valeurs mobilières canadiens, américains ou d'autres pays dans le cadre de la détermination de la position de valeurs restreintes ou d'autres obligations en matière de vérification et de présentation de rapports. Elle pourrait également être tenue de transmettre certains renseignements personnels sur les détenteurs de titres à ses clients de l'industrie, à ses partenaires d'affaires ou au gouvernement afin que ceux-ci puissent se conformer aux exigences prévues par la loi et les règlements qui s'appliquent. La politique de CST a pour but de communiquer l'information en fonction de la latitude dont elle dispose pour respecter les exigences et se conformer aux pratiques exemplaires.

Protection des intérêts de CST
Dans certaines circonstances, CST peut être tenue de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements afin de se protéger. Par exemple, lors du recouvrement des comptes ou de la détection ou de la prévention de la fraude.

Participation à certaines transactions commerciales
CST se réserve le droit d'utiliser les renseignements personnels et de les divulguer à des tiers en lien avec le financement potentiel ou actuel, la titrisation, l'assurance, la réorganisation, la vente, la cession ou toute autre forme de disposition, en tout ou en partie, d'actifs de CST ou de ses activités, y compris dans le but de :
Permettre à ces tiers de déterminer s'ils doivent amorcer ou poursuivre une telle transaction;
Respecter les exigences ou obligations en matière de déclaration, d'inspection ou de vérification à l'égard desdits tiers;
Autoriser lesdits tiers à utiliser et à divulguer vos renseignements personnels pour les mêmes raisons que celles décrites dans la présente Politique de confidentialité.
CST peut divulguer les renseignements personnels en vue de se conformer aux exigences relatives à la législation, la réglementation, l'assurance, la vérification et la sécurité, et ce, avec votre consentement ou conformément à la loi.

Consentement
Dans le cas où vous nous mandatez en vue d'assurer la prestation de services de transfert à des organismes pour lesquels vous détenez une position de titres ou avec lesquels vous avez toute autre forme de lien, nous utilisons les renseignements personnels en obtenant votre consentement. Généralement, si vous mandatez CST en vue d'assurer la prestation de services de fiduciaire, occupez un poste au sein d'une organisation qui nous a choisis pour offrir des services d'agents ou avez des liens avec celle-ci (y compris en agissant à titre de directeur, d'administrateur ou de mandant), vous autorisez CST à recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité.

Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être donné de manière verbale ou écrite. Par exemple, une demande d'enregistrement d'un régime d'épargne-retraite peut contenir un consentement écrit qui nous autorise à utiliser vos renseignements à titre de fiduciaire du régime d'épargne-retraite. Il est également possible que vous consentiez à la divulgation de l'information par téléphone.

Le consentement est implicite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous l'avez accordé sous la forme d'une mesure que vous avez prise ou non ou dans le cas où le contexte exige raisonnablement que nous disposions des renseignements et les utilisions pour réaliser le mandat que vous nous avez confié. Par exemple, dans le cadre de la prestation de services de fiduciaire, nous divulguerons des renseignements personnels au directeur ou au promoteur du régime.

Vous pouvez renoncer à votre consentement en tout temps après nous l'avoir accordé à condition qu'aucune exigence juridique ou contractuelle ne l'interdise et que vous fournissiez un préavis raisonnable. Pour ce faire, vous devez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée. Si vous n'accordez pas votre consentement à l'égard de l'utilisation de vos renseignements à certaines fins ou si vous renoncez à votre consentement, il se peut que nous soyons dans l'impossibilité de vous fournir un produit ou d'assurer la prestation d'un service en particulier. Si tel est le cas, nous vous expliquerons la situation pour vous aider à prendre une décision. Par exemple, dans le cadre de la prestation de certains services de fiduciaire ou d'agent, comme ceux liés à la détention d'un titre, notre capacité de fournir le service peut dépendre de notre capacité de traiter des renseignements à l'extérieur du Canada; dans de telles situations, la seule façon de renoncer à votre consentement peut être de vous défaire d'un titre particulier.

Dans certaines circonstances, CST peut avoir la permission ou l'obligation en vertu de la loi de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sans le consentement dans le cadre de la prestation de services de fiduciaire ou d'agent pour le compte d'entreprises clientes ou de clients d'affaires. Il est possible que nous ayons l'obligation ou la permission aux termes de la législation ou de la réglementation de recueillir, d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple afin de nous conformer à une ordonnance de la cour, à des règlements locaux, fédéraux ou étrangers, ou dans le cadre d'une enquête permise légalement qui est menée par une agence gouvernementale canadienne ou étrangère, ou pour le recouvrement d'une dette qui nous est due. À titre de fournisseurs de services dans le secteur réglementé des titres et des services financiers, nous sommes tenus de recueillir, d'utiliser et de divulguer des renseignements personnels pour répondre aux exigences juridiques et réglementaires qui sont en vigueur au Canada et dans les autres territoires, y compris aux États-Unis.

Nous protégeons vos renseignements contre les erreurs, les pertes et l'accès non autorisé
Nos employés et nos agents qui doivent accéder aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions sont avisés de leur caractère confidentiel. Chaque année, tout employé doit attester qu'il a préservé la confidentialité des renseignements qu'il a reçus.

Nos spécialistes en sécurité informatique ajoutent des caractéristiques de sécurité à tous nos systèmes.

Cette mesure permet de protéger les renseignements personnels lorsqu'ils sont stockés dans des fichiers de données et utilisés par les employés. Nos systèmes protègent aussi les renseignements lorsqu'ils sont transmis, par exemple d'une succursale à l'autre.

Toutefois, les renseignements transmis par Internet peuvent être interceptés par un tiers. Il est relativement facile pour un tiers d'intercepter et de lire des renseignements qui sont transmis par courriel non encodé. Lorsque le site Web de CST demande ou accepte des renseignements confidentiels comme de l'information qui figure sur le formulaire de changement d'adresse d'un actionnaire, nous transmettons ces données sous la forme d'un cryptage de 128 bits. Dans certaines circonstances, nous pourrions être capables de vous offrir d'autres options de transmission sécurisée.

Nous détruisons vos renseignements lorsque ceux-ci ne sont plus requis
Nous conservons vos renseignements uniquement pendant la période au cours de laquelle nous offrons les produits et assurons la prestation de services visés par le mandat qui nous a été confié. Ces conditions sont assujetties aux politiques et aux exigences juridiques raisonnables en matière d'archivage des documents commerciaux. Nous avons des normes qui répondent à ces exigences. Nous détruisons les renseignements ou nous les rendons anonymes lorsque ceux-ci ne sont plus requis.

Accès aux renseignements personnels et exactitude
Vous pouvez vérifier, actualiser, corriger et supprimer les renseignements qui ne sont plus valides. Votre demande doit être présentée par écrit. Votre droit d'accès à ces renseignements est assujetti aux restrictions légales en vigueur. (Consultez la section « Pour nous contacter » ci dessous.) La vérification ou la correction des renseignements n'est assujettie à aucuns frais. Dans certaines circonstances, vous pourriez assumer des frais si vous désirez obtenir une copie des dossiers ou si des coûts spéciaux s'appliquent à la récupération de vos renseignements. Nous vous aviserons à l'avance dans le cas où des frais s'appliquent.

Vous pouvez savoir à qui les renseignements sont fournis
Si vous le demandez, nous vous ferons connaître le nom des sociétés ou des organismes de l'extérieur auxquels nous avons transmis les renseignements personnels vous concernant. Ceux ci ne comprennent pas les renseignements fournis à des sociétés de l'extérieur que nous utilisons en vue d'effectuer du travail pour notre compte, tels que les imprimeurs de feuillets d'impôt. Ils ne comprennent pas non plus les renseignements fournis à l'Agence du revenu du Canada dans des rapports tels que les T5 ainsi que les renseignements que nous devons fournir en vertu d'une loi, lorsque celle-ci ne nous permet pas d'en informer la personne ou lorsque la loi limite votre droit d'obtenir ces renseignements.

Nous répondons aux demandes rapidement
Nous traiterons rapidement vos demandes de consultation de vos renseignements, c'est-à-dire dans les 30 jours qui suivent. Si nous devons prolonger le délai ou refuser la demande, nous vous ferons connaître les raisons qui justifient cette décision, sous réserve de toute restriction légale, ainsi que vos droits en vertu des lois en vigueur relativement à la prolongation de délai.

Nous corrigeons les renseignements
Lorsque c'est possible et approprié, nous corrigerons les renseignements que nous pourrions avoir transmis à un autre organisme. Si nous avons reçu les renseignements d'un tiers, nous vous ferons connaître son nom et son adresse afin que vous puissiez lui demander de les corriger.

Nous protégeons la vie privée des tiers lorsque nous mettons des renseignements à votre disposition
Certains dossiers peuvent contenir des renseignements à votre sujet et au sujet d'autres personnes qui sont confidentiels pour CST ou pour nos clients d'affaires, qui sont la propriété de CST ou de tels clients et qui sont protégés par le secret professionnel de l'avocat ou auxquels la personne physique n'a pas le droit d'avoir accès pour toute autre raison. Étant donné que nous valorisons la confidentialité et les droits légaux de chacun, nous ne pouvons mettre ces dossiers à la disposition de qui que ce soit à l'extérieur de CST ou des sociétés de notre groupe. Toutefois, lorsque nous pouvons séparer vos renseignements des renseignements d'autres personnes sans nuire à la confidentialité ou aux droits légaux d'une autre personne, nous mettrons à votre disposition les renseignements qui sont contenus dans les dossiers qui vous concernent.

Nous contrôlons notre conformité à la politique de protection de la vie privée de CST
Nous avons mis en place des procédures visant à aider nos employés à se conformer à nos politiques. Nos vérificateurs internes surveillent le respect de ces dispositions et signalent toute constatation à un comité du conseil d'administration de CST.

Nous sommes engagés à faire respecter la politique de protection de la vie privée de CST
Si vous avez des questions ou si vous désirez déposer des plaintes à propos de cette Politique de protection de la vie privée ou des pratiques reliées à la gestion de vos renseignements personnels qui ne sont pas mentionnées dans la présente, n'hésitez pas à nous en informer immédiatement.

Il est important pour nous de résoudre tous les problèmes
CST s'engage à traiter toutes les personnes avec le plus grand respect et les meilleurs égards et à offrir un service de la plus haute qualité. Malgré cela, il peut y avoir, à l'occasion, un malentendu ou quelqu'un peut avoir l'impression d'avoir été traité de manière inéquitable. Quelles que soient les circonstances, nous désirons d'abord et avant tout résoudre le problème.

Comment communiquer avec nous
Toute question ou toute préoccupation en ce qui concerne vos renseignements personnels ou encore nos politiques ou nos procédures relatives aux renseignements personnels, ainsi que toute demande d'annulation du consentement, peuvent être transmises à l'agent du service de la protection de la vie privée tel qu'indiqué ci-dessous. Il est possible que nous demandions d'autres documents ou de plus amples renseignements afin de vérifier votre identité lorsque vous présentez votre demande.

Par la poste :
Responsable de la protection de la vie privée de CST
Case postale 4202
Succursale A
Toronto, ON
M5W 0E4
 

Les « renseignements personnels » désignent les renseignements relatifs à une personne physique identifiable, tels que plus spécifiquement définis dans les lois relatives à la protection de la vie privée au Canada.

La présente politique entre en vigueur le 1er novembre 2010. Nous pourrons la modifier à l'occasion et, le cas échéant, vous pourrez obtenir la version la plus récente en communiquant avec nous de la manière indiquée ci-dessus ou en visitant notre site Web au https://www.canstockta.com/

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